Verwaltungsbeirat · Wohnungseigentum
Das Ehrenamt, das zwischen Eigentümergemeinschaft und Verwaltung vermittelt – und dessen Aufgaben oft unterschätzt werden.
Hier lesen Sie, was der Verwaltungsbeirat tut, was das Gesetz von ihm erwartet, wo seine Aufgaben enden und wie eine Zusammenarbeit mit der Hausverwaltung aussieht, die beiden Seiten Arbeit erspart.
Grundlagen
Der Verwaltungsbeirat ist ein Gremium aus den eigenen Reihen: Wohnungseigentümer können durch Beschluss zum Mitglied bestellt werden (§ 29 Absatz 1 WEG). Er arbeitet zwischen den Eigentümerversammlungen und ist damit die Verbindung zwischen der Gemeinschaft und ihrer Verwaltung.
Seine Kernaufgabe steht in einem einzigen Satz des Gesetzes: Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben (§ 29 Absatz 2 WEG). Beides gehört zusammen – der Beirat ist weder verlängerter Arm der Verwaltung noch ihr Kontrolleur im Misstrauensmodus, sondern beides in einem: Ansprechpartner und kritische Instanz.
Wichtig ist der Unterschied zur Eigentümerversammlung: Entschieden wird dort, nicht im Beirat. Der Beirat bereitet Entscheidungen vor, ordnet ein und gibt Empfehlungen – beschlossen wird von der Gemeinschaft.
Aufgaben
Was „unterstützen und überwachen" praktisch bedeutet, lässt sich in sechs Tätigkeiten übersetzen. Die ersten vier ergeben sich unmittelbar aus dem Gesetz, die letzten beiden aus der Praxis.
Der Beirat kennt das Objekt und die Gemeinschaft aus dem Alltag. Er ordnet ein, was in der Anlage passiert, gibt Hinweise auf offene Themen und ist bei größeren Vorhaben Gesprächspartner – das spart auf beiden Seiten Wege und Missverständnisse.
Überwachen heißt nachfragen: Wurden gefasste Beschlüsse umgesetzt? Sind Rechnungen nachvollziehbar? Kommen Rückmeldungen in angemessener Zeit? Der Beirat verschafft sich einen Überblick und spricht an, was ihm auffällt.
Beide Unterlagen sollen vom Beirat geprüft werden, bevor die Eigentümer über die Vorschüsse beziehungsweise Nachschüsse beschließen (§ 29 Absatz 2 WEG). Geprüft wird auf Nachvollziehbarkeit und Plausibilität – nicht auf die Richtigkeit jeder einzelnen Buchung. Was in der Jahresabrechnung der WEG steht, erklären wir dort im Detail.
Zur Prüfung gehört, sie mit einer Stellungnahme zu versehen. Für die übrigen Eigentümer ist das oft der wichtigste Orientierungspunkt: Jemand aus der eigenen Mitte hat sich die Zahlen angesehen und sagt, was er dabei gedacht hat.
Der Verwalter erstellt nach Ablauf des Kalenderjahres einen Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen und einer Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens; er ist jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen (§ 28 Absatz 4 WEG). Für den Beirat ist er ein naheliegendes Instrument, um die Entwicklung im Blick zu behalten.
Zwischen den Versammlungen laufen viele Fragen zuerst beim Beirat auf. Er bündelt sie, gibt sie weiter und trägt Entscheidungen anschließend in die Gemeinschaft zurück – das ist keine gesetzliche Aufgabe, aber der Grund, warum ein Beirat den Alltag spürbar erleichtert.
Formales
Drei Punkte, nach denen in Erstgesprächen regelmäßig gefragt wird – und die sich unmittelbar aus dem Gesetzestext beantworten lassen.
Wohnungseigentümer können durch Beschluss zum Mitglied des Verwaltungsbeirats bestellt werden (§ 29 Absatz 1 WEG). Die Bestellung erfolgt also in der Eigentümerversammlung, nicht durch Ernennung von außen.
Hat der Beirat mehrere Mitglieder, sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen; einberufen wird der Beirat vom Vorsitzenden nach Bedarf (§ 29 Absatz 1 WEG). Eine feste Mitgliederzahl gibt das Gesetz nicht vor.
Sind Beiratsmitglieder unentgeltlich tätig, haben sie nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten (§ 29 Absatz 3 WEG). Diese Haftungserleichterung nimmt dem Ehrenamt einen großen Teil seines Schreckens.
Abgrenzung
Genauso wichtig wie die Aufgabenliste ist, was nicht dazugehört. Wo ein Beirat operative Arbeit der Verwaltung übernimmt, läuft in der Regel etwas schief – und zwar nicht beim Beirat.
Diese Seite gibt einen fachlichen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Rechtsfragen – etwa zu Beschlussfassung oder Haftung im Einzelfall – ist anwaltlicher Rat der richtige Weg.
Erwartung
Ein Beirat kann seine Aufgabe nur erfüllen, wenn die Verwaltung ihm die Grundlage dafür gibt. Diese Punkte sind kein Entgegenkommen, sondern die Voraussetzung dafür, dass Unterstützung und Überwachung überhaupt möglich sind:
Einordnung
Beiräte merken als Erste, wenn etwas nicht rundläuft – sie sitzen an der Schnittstelle. Wenn Unterlagen regelmäßig zu spät kommen, Rückfragen zur Abrechnung unbeantwortet bleiben oder Beschlüsse über Monate liegen bleiben, steht früher oder später die Frage im Raum, ob die Zusammenarbeit noch passt.
Das ist kein Grund zur Eile. Oft klärt ein direktes Gespräch mit der Verwaltung mehr als ein Neuanfang, gerade wenn es an einzelnen Punkten hakt. Führt das nicht weiter, kann der Beirat den Wechsel vorbereiten: Angebote einholen, sie vergleichbar aufbereiten und der Versammlung eine Entscheidungsgrundlage vorlegen. Entschieden wird dann in der Eigentümerversammlung.
Wie ein Wechsel praktisch abläuft, welche Unterlagen dafür gebraucht werden und was die Gemeinschaft selbst erledigen muss, beschreiben wir Schritt für Schritt auf der Seite Hausverwaltung wechseln. Wovon das Honorar abhängt und was zur Grundvergütung gehört, steht unter Kosten einer WEG-Verwaltung.
Zusammenarbeit
Für uns ist der Beirat der kürzeste Weg in die Gemeinschaft – und die Instanz, die unsere Arbeit als Erste beurteilt. Entsprechend halten wir es:
Sie sprechen mit derselben Person, die Ihre Gemeinschaft und Ihr Objekt kennt – ohne Warteschleife und ohne wechselnde Sachbearbeitung. Rückmeldung in der Regel innerhalb von 24 Stunden.
Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung stellen wir dem Beirat mit Vorlauf zur Verfügung, damit die Prüfung und die Stellungnahme in Ruhe möglich sind – nicht zwischen Tür und Angel.
Größere Vorhaben und ungewöhnliche Ausgaben besprechen wir mit dem Beirat, bevor sie umgesetzt werden. Wie eng der Austausch läuft, legen wir gemeinsam fest – jede Gemeinschaft tickt anders.
Jede Position ist belegt und zuordenbar. Eine Abrechnung, die der Beirat erst rekonstruieren muss, bevor er sie prüfen kann, ist aus unserer Sicht keine fertige Abrechnung.
Zu offenen Beschlüssen sagen wir, was umgesetzt ist, was aussteht und woran es liegt – auch dann, wenn die Antwort unbequem ist. Das ist der Kern dessen, was wir unter klarer Kante verstehen.
Beschlüsse, Abrechnungen und Verträge liegen im digitalen Eigentümerportal bereit – der Beirat muss nichts anfordern, um nachzusehen. Mehr dazu auf der Startseite im Abschnitt zum Portal.
Welche Aufgaben wir im Jahreslauf übernehmen – von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung über die Eigentümerversammlung bis zur Handwerkerkoordination –, lesen Sie auf der Seite zur WEG-Verwaltung in Frankfurt am Main. Das digitale Eigentümerportal stellen wir auf der Startseite vor.
Häufige Fragen
Weitere Fragen zu unserer Arbeitsweise beantworten wir im FAQ-Bereich der Startseite und natürlich persönlich.
Das Wohnungseigentumsgesetz formuliert die Bestellung als Möglichkeit: Wohnungseigentümer können durch Beschluss zum Mitglied des Verwaltungsbeirats bestellt werden (§ 29 Absatz 1 WEG). Ob eine Gemeinschaft einen Beirat bildet, entscheidet sie also selbst. In der Praxis ist er in den allermeisten Gemeinschaften eine Erleichterung – für die Eigentümer, weil Fragen gebündelt werden, und für die Verwaltung, weil zwischen den Versammlungen ein fester Ansprechpartner da ist.
Nach dem Gesetzeswortlaut können Wohnungseigentümer durch Beschluss zum Mitglied bestellt werden (§ 29 Absatz 1 WEG). Hat der Beirat mehrere Mitglieder, sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen. Eine feste Mitgliederzahl gibt das Gesetz nicht vor – die Gemeinschaft entscheidet, wie groß der Beirat sein soll. Fachliche Vorkenntnisse sind keine Voraussetzung; hilfreich sind Verlässlichkeit und die Bereitschaft, sich in Unterlagen einzulesen.
Das Gesetz formuliert das als Soll-Regelung: Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen, bevor die Eigentümer über die Vorschüsse beziehungsweise Nachschüsse beschließen, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden (§ 29 Absatz 2 WEG). Das ist eine klare Erwartung an den Beirat, aber anders formuliert als eine unbedingte Pflicht. Welche Folgen es im Einzelfall hat, wenn die Prüfung unterbleibt, ist eine Rechtsfrage – dafür ist anwaltlicher Rat der richtige Weg; wir ersetzen keine Rechtsberatung.
Für unentgeltlich tätige Beiratsmitglieder sieht das Gesetz eine Haftungserleichterung vor: Sie haben nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten (§ 29 Absatz 3 WEG). Wer sich also nach bestem Wissen einliest, Fragen stellt und eine ehrliche Stellungnahme abgibt, muss keine Sorge vor einer Haftung für einfache Versehen haben. Ob und in welchem Umfang darüber hinaus Versicherungsschutz sinnvoll ist, sollte die Gemeinschaft im Einzelfall klären.
Nicht allein. Über die Bestellung und die Abberufung des Verwalters entscheidet die Eigentümergemeinschaft durch Beschluss. Der Beirat kann einen Wechsel aber vorbereiten: Angebote einholen, sie vergleichbar aufbereiten und der Versammlung eine belastbare Entscheidungsgrundlage vorlegen. Genau dabei unterstützen wir Beiräte – mit einem Angebot, das Leistungsumfang und Honorar offen ausweist, sodass es sich neben anderen Angeboten prüfen lässt.
Angebot
Sie sind im Verwaltungsbeirat und wollen wissen, wie eine Zusammenarbeit mit uns aussehen würde? Für ein Angebot genügen wenige Angaben: Anzahl der Einheiten, Lage der Immobilie, aktuelle Jahresabrechnung oder Wirtschaftsplan und – falls vorhanden – die Teilungserklärung.
Sie erhalten ein Angebot mit ausgewiesenem Leistungsumfang, das sich neben anderen prüfen lässt. Das Erstgespräch ist unverbindlich und kostenlos.