Kosten · WEG-Verwaltung
Die ehrliche Antwort: Das hängt von Ihrer Gemeinschaft ab – und die Faktoren dahinter lassen sich sehr wohl benennen.
Auf dieser Seite steht, wovon das Verwalterhonorar abhängt, warum in der WEG-Verwaltung je Einheit abgerechnet wird, was zur Grundvergütung gehört und woran Sie ein faires Angebot erkennen.
Kurz gesagt
Die Kosten einer Hausverwaltung werden in der WEG-Verwaltung fast immer je Einheit und Monat bemessen. Aus diesem Betrag mal der Zahl der Einheiten mal zwölf ergibt sich das Verwalterhonorar für ein Jahr. Es ist Teil der Kosten der Gemeinschaft und wird über das Hausgeld getragen.
Wie hoch der Betrag je Einheit ausfällt, hängt vom tatsächlichen Verwaltungsaufwand ab – und der unterscheidet sich zwischen zwei Objekten derselben Größe erheblich. Eine allgemeingültige Zahl zu nennen, wäre deshalb keine Hilfe, sondern eine Scheingenauigkeit. Was sich sehr wohl benennen lässt, sind die Faktoren dahinter. Genau darum geht es im nächsten Abschnitt.
Für Ihre Gemeinschaft nennen wir eine konkrete Zahl gern – im Angebot, nach einem kurzen Blick auf Objekt und Unterlagen. Was wir dafür brauchen, steht weiter unten unter Angebot für Ihre WEG.
Faktoren
Verwaltungsaufwand entsteht nicht nach Quadratmetern, sondern nach Vorgängen. Diese neun Punkte bestimmen, wie viel Arbeit eine Gemeinschaft im Jahr tatsächlich verursacht:
Der wichtigste einzelne Faktor. Mehr Einheiten bedeuten mehr Abrechnungspositionen, mehr Ansprechpartner und mehr Stimmen in der Versammlung. Gleichzeitig verteilen sich Grundaufgaben auf mehr Schultern – sehr kleine Gemeinschaften liegen je Einheit deshalb oft höher als große.
Ein Mehrfamilienhaus mit einem Eingang ist etwas anderes als eine Anlage aus mehreren Gebäuden mit Tiefgarage, Gewerbeeinheit und Untergemeinschaften. Je mehr Teilbereiche eigene Regeln oder eigene Abrechnungskreise haben, desto aufwendiger wird die Verwaltung.
Ein saniertes Objekt mit dokumentierter Wartungshistorie läuft weitgehend planbar. Bei älterem Bestand mit wiederkehrenden Schäden kommen ungeplante Vorgänge dazu: Ortstermine, Angebote, Abstimmungen, Versicherungsmeldungen.
Offene Streitpunkte, laufende Verfahren, Zahlungsrückstände oder eine unvollständige Unterlagenlage binden dauerhaft Zeit. Zwei Gemeinschaften gleicher Größe können sich hier um ein Vielfaches unterscheiden.
Selbstnutzer, Kapitalanleger, Erbengemeinschaften, Eigentümer im Ausland: Je heterogener die Gemeinschaft, desto mehr Abstimmung und desto aufwendiger werden Einladung, Versammlung und Beschlussumsetzung.
Eine Versammlung mit fünf Routinebeschlüssen ist schnell vorbereitet. Beschlüsse über bauliche Veränderungen, Kostenverteilung oder größere Maßnahmen brauchen Vorbereitung, Entscheidungsgrundlagen und saubere Formulierung.
Steht eine größere Maßnahme an, verschiebt sich der Aufwand deutlich: Angebote einholen, Gewerke koordinieren, Termine takten, Zahlungsstände verfolgen. Das ist Projektarbeit neben der laufenden Verwaltung.
Wie oft soll eine Objektbegehung stattfinden? Wird eine Versammlung in Präsenz gewünscht? Sollen zusätzliche Auswertungen bereitgestellt werden? Der Umfang wird im Verwaltervertrag festgelegt und wirkt unmittelbar auf das Honorar.
Aufzug, Tiefgarage mit Toranlage, Heizzentrale, Lüftung, Brandmeldetechnik oder Ladeinfrastruktur bringen eigene Wartungsverträge, Prüffristen und Ansprechpartner mit – jede Einrichtung ist ein eigener kleiner Verwaltungskreis.
Pro Einheit
„Was kostet eine Hausverwaltung pro Einheit?" ist die am häufigsten gestellte Frage zum Thema – und sie ist berechtigt, weil sie Angebote vergleichbar macht. Die Bemessung je Einheit und Monat ist in der WEG-Verwaltung der übliche Weg, weil die Zahl der Einheiten den laufenden Aufwand am besten annähert: Jede Einheit bedeutet eine Abrechnung, einen Hausgeldeingang, eine Stimme und einen Ansprechpartner.
Wichtig beim Vergleich ist, dass zwei Angebote dieselbe Bezugsgröße verwenden. Ein Betrag je Einheit und Monat ist etwas anderes als ein Betrag je Einheit und Jahr, und ein Honorar ohne Umsatzsteuerangabe lässt sich nicht mit einem Bruttobetrag vergleichen. Ebenso gehört zur Vergleichbarkeit, ob besondere Leistungen in der Grundvergütung enthalten sind oder gesondert vereinbart werden.
Eine allgemeine Marktspanne nennen wir hier bewusst nicht. Wir hätten dafür keine belastbare eigene Datengrundlage, und eine ungeprüft übernommene Zahl wäre genau die Scheingenauigkeit, die wir vermeiden wollen. Für Ihre Gemeinschaft nennen wir dagegen eine konkrete Zahl: im Angebot, mit ausgewiesenem Betrag je Einheit und ausgewiesenem Leistungsumfang.
Leistungsumfang
Ein Preis ist ohne den zugehörigen Leistungsumfang wertlos. Das sind die Aufgaben, die bei uns zur laufenden WEG-Verwaltung gehören:
Buchhaltung, Hausgeldabrechnung, Verwaltung des Gemeinschaftsvermögens und Überwachung der Zahlungseingänge – sauber, prüfbar und pünktlich.
Aufstellung der zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben als Grundlage für die Vorschüsse – so aufbereitet, dass die Zahlen ohne Vorkenntnisse nachvollziehbar sind.
Gegenüberstellung der tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben mit den geleisteten Vorschüssen, je Einheit und für die Gemeinschaft, mit belegter und zuordenbarer Position.
Vorbereitung, Einladung mit Tagesordnung, Durchführung und Protokoll – auf Wunsch in Präsenz vor Ort in Frankfurt.
Führen der Beschluss-Sammlung sowie die Umsetzung: Aufträge vergeben, Fristen verfolgen und in der nächsten Versammlung berichten, was daraus geworden ist.
Fester persönlicher Ansprechpartner ohne Warteschleife, mit Rückmeldung in der Regel innerhalb von 24 Stunden, und aktive Information bei größeren Vorgängen.
Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat zwischen den Versammlungen, insbesondere vor größeren Maßnahmen und ungewöhnlichen Ausgaben.
Instandhaltung, Wartungsverträge, Objektbegehungen und Handwerkerkoordination mit regionalen Betrieben, inklusive Prüfung der Rechnung gegen die erbrachte Leistung.
Teilungserklärung, Beschlüsse und Abrechnungen zentral und sicher per Login abrufbar – ohne Aufpreis Teil der Zusammenarbeit.
Wie diese Aufgaben im Jahreslauf ineinandergreifen, beschreiben wir im Detail auf der Seite zur WEG-Verwaltung in Frankfurt am Main.
Vertrag
In der WEG-Verwaltung wird üblicherweise zwischen der laufenden Grundvergütung und besonderen Leistungen unterschieden. Die Grundvergütung deckt die wiederkehrenden Aufgaben ab – also im Wesentlichen das, was im Abschnitt darüber steht. Besondere Leistungen sind Aufgaben, die nicht regelmäßig anfallen und deren Umfang sich vorab nicht sinnvoll schätzen lässt.
Maßgeblich ist dafür immer der konkrete Verwaltervertrag: Er legt fest, was zur Grundvergütung zählt und was gesondert geregelt wird. Das ist von Vertrag zu Vertrag unterschiedlich, und pauschale Aussagen darüber wären wenig wert. Unser Anspruch ist, dass Sie diesen Punkt nicht im Kleingedruckten suchen müssen: Was enthalten ist und was nicht, benennen wir im Angebot ausdrücklich.
Beim Vergleich mehrerer Angebote lohnt sich genau hier ein zweiter Blick. Zwei Honorare je Einheit lassen sich nur dann sinnvoll gegenüberstellen, wenn klar ist, welcher Leistungsumfang jeweils dahintersteht.
Einordnung
Das Verwalterhonorar ist in aller Regel eine der kleineren Positionen im Wirtschaftsplan – die Entscheidungen, die eine Verwaltung trifft oder versäumt, wirken sich dagegen auf deutlich größere Beträge aus. Diese Punkte entscheiden darüber, ob ein niedriges Honorar am Ende günstig war:
Das ist kein Argument gegen günstige Angebote – gute Verwaltung muss nicht teuer sein. Es ist ein Argument dafür, Preis und Leistungsumfang gemeinsam zu betrachten statt nur die Zahl am Ende.
Häufige Fragen
Weitere Fragen zu unserer Arbeitsweise beantworten wir im FAQ-Bereich der Startseite, Fragen rund um den Wechsel auf der Seite Hausverwaltung wechseln.
In der WEG-Verwaltung ist es üblich, das Honorar je Einheit und Monat zu bemessen – die Zahl der Einheiten ist der beste verfügbare Näherungswert für den laufenden Aufwand. Eine allgemeingültige Zahl nennen wir hier bewusst nicht: Sie hinge von Annahmen ab, die auf Ihre Gemeinschaft möglicherweise gar nicht zutreffen, und wäre damit eher irreführend als hilfreich. Nach einem kurzen Erstgespräch erstellen wir ein individuelles Angebot, in dem der Betrag je Einheit und der enthaltene Leistungsumfang schwarz auf weiß stehen.
Das Verwalterhonorar gehört zu den Kosten der Gemeinschaft und wird über das Hausgeld getragen, das die Eigentümer auf Grundlage des Wirtschaftsplans leisten. Nach welchem Schlüssel die Kosten auf die einzelnen Einheiten verteilt werden, ergibt sich aus der Teilungserklärung und der Beschlusslage Ihrer Gemeinschaft – das ist von Objekt zu Objekt unterschiedlich. In der Jahresabrechnung wird die Position transparent ausgewiesen.
Vor allem von der Zahl der Einheiten, dem baulichen und technischen Zustand des Objekts, der Zahl der laufenden Vorgänge und Beschlüsse sowie dem gewünschten Leistungsumfang. Eine kleine, gut instand gehaltene Anlage ohne offene Themen verursacht deutlich weniger laufenden Aufwand als eine Gemeinschaft mitten in einer Sanierung. Deshalb sehen wir uns vor jedem Angebot das konkrete Objekt und die vorhandenen Unterlagen an.
Zur Grundvergütung gehören die laufenden Aufgaben der WEG-Verwaltung: kaufmännische Verwaltung mit Buchhaltung und Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vorbereitung und Durchführung der Eigentümerversammlung, Beschlussumsetzung, Kommunikation mit Eigentümern und Verwaltungsbeirat, die Koordination technischer Themen sowie der Zugang zum digitalen Eigentümerportal. Was im Einzelfall zur Grundvergütung zählt und was gesondert vereinbart wird, regelt der jeweilige Verwaltervertrag – deshalb legen wir den Leistungsumfang im Angebot ausdrücklich offen.
Über die Bestellung und die Abberufung des Verwalters entscheidet die Eigentümergemeinschaft durch Beschluss. Welche Fristen und Formalien im Einzelfall gelten, ergibt sich aus dem bestehenden Verwaltervertrag und der Beschlusslage – das ist von Vertrag zu Vertrag unterschiedlich. Bei rechtlichen Zweifelsfragen empfehlen wir, zusätzlich anwaltlichen Rat einzuholen; wir ersetzen keine Rechtsberatung. Wie ein Wechsel praktisch abläuft, beschreiben wir ausführlich auf unserer Seite zum Verwalterwechsel.
Angebot
Für ein belastbares Angebot brauchen wir wenige Angaben: die Anzahl der Einheiten, die Lage der Immobilie, die aktuelle Jahresabrechnung oder den Wirtschaftsplan und – falls vorhanden – die Teilungserklärung. Fehlt etwas davon, ist das kein Hindernis; wir sagen Ihnen dann, was für den nächsten Schritt noch gebraucht wird.
Sie erhalten ein Angebot mit ausgewiesenem Betrag je Einheit und ausgewiesenem Leistungsumfang. Das Erstgespräch ist unverbindlich und kostenlos.