Jahresabrechnung · Wohnungseigentum
Einmal im Jahr liegt sie im Briefkasten – und wirft bei vielen Eigentümern mehr Fragen auf, als sie beantwortet.
Hier geht es um die Abrechnung einer Wohnungseigentümergemeinschaft: was darin steht, wie sie sich vom Wirtschaftsplan unterscheidet und worüber die Eigentümer tatsächlich beschließen.
Grundlagen
Die Jahresabrechnung ist die Rückschau auf ein Kalenderjahr der Gemeinschaft. Im Gesetz heißt sie „Abrechnung über den Wirtschaftsplan"; der Verwalter stellt sie nach Ablauf des Jahres auf, und sie enthält darüber hinaus die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben (§ 28 Absatz 2 WEG). Sie zeigt also, was die Gemeinschaft im vergangenen Jahr eingenommen und ausgegeben hat – und wie sich das auf die einzelnen Einheiten verteilt.
Drei Dinge sind hier nicht gemeint, weil die Begriffe im Alltag durcheinandergehen: Es geht nicht um die Honorarrechnung Ihrer Hausverwaltung – wovon das Verwalterhonorar abhängt, steht auf unserer Seite zu den Kosten einer WEG-Verwaltung. Es geht auch nicht um die Nebenkosten- oder Betriebskostenabrechnung, die ein Vermieter seinem Mieter stellt – das ist ein Vorgang aus dem Mietverhältnis und gehört nicht zur WEG-Verwaltung. Und es geht nicht um die Heizkostenabrechnung als eigenständiges Dokument, auch wenn deren Ergebnisse in die Abrechnung einfließen.
Diese Seite gibt einen fachlichen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.
Abgrenzung
Beide Dokumente stellt derselbe Verwalter auf, beide enthalten Einnahmen und Ausgaben – und trotzdem sind sie grundverschieden. Der Wirtschaftsplan blickt nach vorn, die Jahresabrechnung zurück.
Für den Wirtschaftsplan gilt: Die Wohnungseigentümer beschließen über die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den Rücklagen; zu diesem Zweck stellt der Verwalter jeweils für ein Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan auf, der darüber hinaus die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben enthält (§ 28 Absatz 1 WEG). Aus den beschlossenen Vorschüssen ergibt sich das monatliche Hausgeld.
Für die Jahresabrechnung gilt der umgekehrte Blick: Sie hält fest, was tatsächlich geflossen ist, und macht sichtbar, ob die Vorschüsse gereicht haben. Wer beide Dokumente nebeneinanderlegt, sieht auf einen Blick, wo die Gemeinschaft im Plan lag und wo nicht.
Inhalt
Das Gesetz gibt vor, dass die Abrechnung über den Wirtschaftsplan die Einnahmen und Ausgaben enthält. Wie sie darüber hinaus gegliedert wird, hat sich in der Praxis eingespielt – diese vier Bestandteile finden Sie in aller Regel:
Die Gesamtsicht: alle Einnahmen und Ausgaben des Kalenderjahres für die Gemeinschaft, gegliedert nach Kostenarten – von der Gebäudeversicherung über Wartung und Reinigung bis zu Instandsetzungen. Sie ist die Grundlage für alles Weitere.
Die Einzelsicht: Wie viel entfällt auf Ihre Einheit, nach welchem Verteilerschlüssel, und wie verhält sich das zu den von Ihnen geleisteten Vorschüssen? Aus dieser Gegenüberstellung ergibt sich der Betrag, um den es am Ende geht.
Was wurde der Rücklage im Jahr zugeführt, was wurde entnommen, wie ist der Stand am Jahresende? Diese Entwicklung gehört zur Abrechnung dazu, weil sie zeigt, ob die Gemeinschaft für kommende Maßnahmen aufgestellt ist.
Ein eigenes Dokument, nicht Teil der Abrechnung: Der Verwalter hat nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht zu erstellen, der den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens enthält; er ist jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen (§ 28 Absatz 4 WEG).
Beschlussfassung
Hier lohnt sich Genauigkeit, weil im Alltag fast immer etwas anderes gesagt wird als das, was tatsächlich passiert. Verbreitet ist die Rede von der „Genehmigung der Jahresabrechnung" – diese Formulierung gibt die geltende Rechtslage nicht genau wieder.
Der Gesetzestext ist an dieser Stelle eindeutig: Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Wohnungseigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse (§ 28 Absatz 2 WEG). Die Jahresabrechnung ist die Aufstellung, die der Verwalter zu diesem Zweck erstellt.
Beschlossen wird also nicht das Dokument, sondern was daraus folgt: Reichen die geleisteten Vorschüsse nicht, geht es um Nachschüsse; zeichnet sich für die Zukunft ein anderer Bedarf ab, geht es um die Anpassung der Vorschüsse. Dieselbe Logik gilt beim Wirtschaftsplan: Beschlossen werden die Vorschüsse, nicht der Plan als solcher.
Verantwortung
Die Abrechnung aufzustellen ist eine der sichtbarsten Aufgaben der Verwaltung – und die, an der die Gemeinschaft ihre Arbeit am ehesten misst. Der Verwalter sammelt über das Jahr Belege, ordnet Zahlungen zu, führt die Konten der Gemeinschaft und bringt am Ende alles in eine Form, die für Menschen ohne buchhalterische Vorkenntnisse lesbar ist.
Der letzte Punkt entscheidet über die Qualität. Eine Abrechnung, die formal richtig, aber unverständlich ist, erfüllt ihren Zweck nur halb: Sie soll die Eigentümer in die Lage versetzen, die Zahlen ihrer Gemeinschaft nachzuvollziehen und auf dieser Grundlage zu entscheiden. Wie diese Aufgabe im Jahreslauf mit den übrigen zusammenhängt, beschreiben wir auf der Seite zur WEG-Verwaltung in Frankfurt am Main.
Prüfung
Bevor die Eigentümer über Vorschüsse beziehungsweise Nachschüsse beschließen, sollen Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden (§ 29 Absatz 2 WEG). Das Gesetz formuliert das als Soll-Regelung – eine klare Erwartung, anders formuliert als eine unbedingte Pflicht.
Praktisch geht es um Nachvollziehbarkeit und Plausibilität, nicht um eine Buchprüfung durch einen Sachverständigen: Sind die großen Positionen erklärbar? Passen sie zu dem, was im Jahr tatsächlich passiert ist? Gibt es Sprünge gegenüber dem Vorjahr, die niemand erklären kann? Für die übrigen Eigentümer ist die Stellungnahme des Beirats oft der wichtigste Orientierungspunkt – jemand aus der eigenen Mitte hat die Zahlen angesehen.
Aufgaben, Bestellung und Haftung des Gremiums beschreiben wir ausführlich auf der Seite zum Verwaltungsbeirat der WEG.
Qualität
Ob eine Abrechnung gut gemacht ist, lässt sich auch ohne Fachkenntnis beurteilen. Vier Merkmale reichen für eine erste Einschätzung:
Zu jeder Position lässt sich sagen, worum es geht und welcher Beleg dahintersteht. Sammelposten ohne Erläuterung sind das häufigste Ärgernis – und der häufigste Grund für Rückfragen in der Versammlung.
Es ist erkennbar, nach welchem Schlüssel eine Kostenart verteilt wird und warum. Der Schlüssel ergibt sich aus Teilungserklärung und Beschlusslage der Gemeinschaft und unterscheidet sich von Objekt zu Objekt.
Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Absatz 4 WEG). Eine gute Verwaltung organisiert das unaufgeregt, statt Einsicht als Zumutung zu behandeln.
Auffälligkeiten werden von sich aus erläutert: eine ungewöhnlich hohe Position, eine Entnahme aus der Rücklage, ein Sprung gegenüber dem Vorjahr. Wer erst auf Nachfrage erklärt, verschiebt Arbeit in die Versammlung.
Unklarheiten
Der erste Schritt ist selten juristisch, sondern praktisch: nachfragen und Belege einsehen. Sehr vieles klärt sich, sobald eine Position erklärt oder ein Beleg gezeigt wird – und eine Verwaltung, die das souverän tut, hat in der Regel auch sauber gearbeitet.
Bleiben Fragen offen, ist der Verwaltungsbeirat der naheliegende Weg: Er soll die Abrechnung ohnehin prüfen, kann die Fragen der Gemeinschaft bündeln und bekommt in der Regel schneller Antworten als einzelne Eigentümer. Ob und wie sich Fehler in einer bereits beschlossenen Abrechnung rechtlich angreifen lassen, ist eine Frage des Einzelfalls – dafür ist anwaltlicher Rat der richtige Weg.
Wiederholt sich das Muster über Jahre – späte Unterlagen, unbeantwortete Rückfragen, Positionen ohne Erklärung –, stellt sich irgendwann die Frage nach der Zusammenarbeit insgesamt. Wie ein Wechsel abläuft und was die Gemeinschaft dafür braucht, beschreiben wir auf der Seite Hausverwaltung wechseln.
Arbeitsweise
Unser Anspruch an eine Abrechnung ist einfach formuliert: Sie soll ohne Vorkenntnisse lesbar sein und jede Frage schon beantworten, bevor sie gestellt wird.
Häufige Fragen
Weitere Fragen zu unserer Arbeitsweise beantworten wir im FAQ-Bereich der Startseite und natürlich persönlich.
Der Wirtschaftsplan blickt nach vorn, die Jahresabrechnung zurück. Der Verwalter stellt den Wirtschaftsplan für ein Kalenderjahr auf; er enthält die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben und dient dazu, dass die Eigentümer über die Vorschüsse beschließen können (§ 28 Absatz 1 WEG). Nach Ablauf des Jahres stellt der Verwalter eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan auf – das ist die Jahresabrechnung –, die darüber hinaus die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben enthält (§ 28 Absatz 2 WEG). Vereinfacht: geplant gegen tatsächlich.
In dieser Form nicht. Die im Alltag verbreitete Rede von der Genehmigung der Jahresabrechnung gibt die geltende Rechtslage nicht genau wieder. Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Wohnungseigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse; die Jahresabrechnung ist die Grundlage, die der Verwalter zu diesem Zweck aufstellt (§ 28 Absatz 2 WEG). Beschlossen werden also die Zahlungsfolgen, die sich aus der Abrechnung ergeben, nicht das Dokument selbst.
Der Vermögensbericht ist ein eigenes Dokument. Der Verwalter hat ihn nach Ablauf eines Kalenderjahres zu erstellen; er enthält den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens und ist jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen (§ 28 Absatz 4 WEG). Während die Jahresabrechnung zeigt, was im vergangenen Jahr geflossen ist, zeigt der Vermögensbericht, was die Gemeinschaft zum Stichtag hat. Beide ergänzen sich, ersetzen einander aber nicht.
Ja. Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Absatz 4 WEG). In der Praxis wird die Einsicht über die Verwaltung organisiert – bei uns liegen die Unterlagen im digitalen Eigentümerportal bereit, sodass für viele Fragen gar kein gesonderter Termin nötig ist. Wie die Einsicht im Einzelfall konkret abläuft, stimmen wir mit dem Verwaltungsbeirat und den Beteiligten ab.
Der erste Schritt ist selten juristisch, sondern praktisch: nachfragen und Belege einsehen. Vieles klärt sich, sobald eine Position erklärt oder ein Beleg gezeigt wird. Bleiben Unklarheiten, ist der Verwaltungsbeirat der naheliegende Weg, weil er die Abrechnung ohnehin prüfen soll und die Fragen der Gemeinschaft bündeln kann. Ob und wie sich Fehler in einer bereits beschlossenen Abrechnung rechtlich angreifen lassen, ist eine Frage des Einzelfalls – dafür ist anwaltlicher Rat der richtige Weg; wir ersetzen keine Rechtsberatung.
Angebot
Sie wünschen sich eine Abrechnung, die man ohne Rückfragen versteht? Für ein Angebot genügen wenige Angaben: Anzahl der Einheiten, Lage der Immobilie, die aktuelle Jahresabrechnung oder den Wirtschaftsplan und – falls vorhanden – die Teilungserklärung.
Das Erstgespräch ist unverbindlich und kostenlos. Wenn Sie erst einmal nur eine Einschätzung zu Ihrer bestehenden Abrechnung möchten, sagen Sie das gern dazu.